А чего понимать -то? База данных. Картотечная. Т.е. на каждую позицию заводится карточка с нужными данными. Какими, - впишите сами в столбцы. Карточки группируются по именам, иликаким либо признакам, кот. задаются вами самими. В принципе ничего сложного. Можно в справке почитать. Или купить книжку "Access для чайников", например.