Судя по всему прибор в чемоданчике не провезешь. Если так, то вам понадобится режим временного вывоза. В этом деле должна помочь принимающая сторона. Как минимум написать письмо, "просим разрешить временный ввоз того-то для таких-то целей..."

Если везете с собой, то при бронировании билета не забудьте указать его вес и габариты. Некоторые авиакомпании требуют это указать для резервирования места на борту (помимо оплаты багажа сверх нормы). Если везете отдельно, как грузоперевозку, это займет как минимум 2 недели в одну сторону. Это при условии, что логисты отработают образцово-показательно, что само по себе крайне (!) редко.

Если в составе прибора есть радиопередатчик, не забудьте получить разрешение на выход в эфир от Китайских властей. Этому должна помочь принимающая сторона.

К сожалению, это все что знаю. Документы лично не оформлял (сам не логистик), это делали другие. Да и в Китай не возил. А по каждой стране есть своя специфика.